Soạn bài Biên bản

I. ĐẶC ĐIỂM CỦA BIÊN BẢN

Đọc các văn bản đã cho (trang 123, 124, 125 SGK Ngữ văn 9 tập 2) và trả lời câu hỏi.

a) Biên bản ghi lại những sự việc gì? (mục đích)

b) Biên bản cần phải đạt những yêu cầu gì về nội dung và hình thức?

c) Văn bản là 1 biên bản hội nghị, văn bản 2 là biên bản sự vụ. Em hãy kể tên một số loại biên bản thường gặp trong thực tế.

Trả lời:

a)  Biên bản ghi lại những sự việc đang hoặc vừa mới xảy ra. Ở đây, biên bản 1 ghi lại diễn biến cuộc họp sinh hoạt chi đội tuần 6, biên bản 2 ghi lại buổi công an trả phương tiện giao thông cho chủ sở hữu.

b)  Về mặt nội dung, biên bản phải ghi lại những sự việc một cách chính xác, cụ thể, trung thực, đầy đủ, khách quan; người ghi biên bản phải chịu trách nhiệm về tính xác thực của biên bản. Về mặt hình thức trình bày, biên bản phải đảm bảo rõ ràng, chặt chẽ về bố cục:

- Phần mở đầu:

    + Quốc hiệu và tiêu ngữ (đối với loại biên bản sự vụ, hành chính);

    + Tên biên bản;

    + Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và chức trách của họ;

- Phần nội dung: Ghi lại diễn biến và kết quả sự việc.

- Phần kết thúc:

    + Thời gian kết thúc, chữ kí và họ tên của những người có trách nhiệm chính, chữ kí và họ tên của người ghi biên bản;

    + Những văn bản và hiện vật kèm theo (nếu có).

Lời văn của biên bản phải đảm bảo sáng rõ, ngắn gọn, chính xác.

c)  Văn bản 1 là biên bản hội nghị. Văn bản 2 là biên bản sự vụ. Học sinh tự kể tên một số loại biên bản mà các em thường gặp trong thực tế.

II. CÁCH VIẾT BIÊN BẢN

Đọc lại các văn bản ở mục I và trả lời các câu hỏi sau:

1. Phần mở đầu của biên bản gồm những mục gì? Tên của biên bản được viết như thế nào? (Chú ý: Các loại văn bản khác nhau có cách ghi khác nhau.)

2. Phần nội dung biên bản gồm những mục gì? Nhận xét cách ghi những nội dung này trong biên bản. Tính chính xác, cụ thể của biên bản có giá trị như thế nào?

3. Phần kết thúc biên bản có những mục nào? Mục kí tên dưới biên bản nói lên điều gì?

4. Lời văn của biên bản phải như thế nào?

Trả lời:

1. Phần đầu của biên bản gồm quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan quản lí, tên biên bản, địa điểm, thời gian xảy ra sự việc, thành phần tham dự và chức trách từng người

Tên biên bản được viết chữ to và ở chính giữa trang giấy.

2. + Phần chính của biên bản hội nghị gồm các mục ghi lại diễn biến của hội nghị.

+ Biên bản sự vụ ghi rõ sự việc xảy ra thế nào? Hai bên xử lí với sự việc đó ra sao?...

+ Các mục này được ghi ngắn gọn, rõ ý, đơn nghĩa, không làm cho người đọc hiểu thành các loại nghĩa khác.

3. Phần kết thúc văn bản cần có chữ kí của các thàrih viên.. và mục ghi chú ghi cả văn bản kèm theo.

4. Lời văn biên bản cần ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, đơn nghĩa.

III. LUYỆN TẬP

1. Hãy lựa chọn tình huống cần viết biên bản trong các trường hợp sau:

a) Diễn biến và kết quả của Đại hội chi đội (hoặc chi đoàn).

b) Nguyện vọng và đề nghị của lớp gửi đến thầy Hiệu trưởng.

c) Một vụ tai nạn giao thông.

d) Nghiệm thu phòng thí nghiệm.

e) Một nhóm học sinh tự ý tổ chức đi tham quan, không xin phép cô giáo chủ nhiệm.

Trả lời:

Những tình huống cần viết biên bản:

a) Diễn biến và kết quả của Đại hội chi đội (hoặc chi đoàn)

c) Một vụ tai nạn giao thông,

d)  Nghiệm thu phòng thí nghiệm.

2. Hãy ghi lại phần mở đầu, các mục lớn trong phần nội dung, phần kết thúc của biên bản cuộc họp giới thiệu đội viên ưu tú của chi đội cho Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.

Trả lời: 

Xem lại phần gợi ý ở mục trước. Chú ý: quan sát diễn biến của một cuộc họp giới thiệu đội viên ưu tú cho Đoàn TNCS Hồ Chí Minh để ghi thành các mục trong phần nội dung biên bản.